Rabu, 27 Februari 2019
Fungsi administrasi terdiri dari lima acara dasar yaitu sebagai berikut (David, 2005):
a) Planning (Perencanaan)
Fungsi perencanaan merupakan langkah awal daripada fungsi administrasi yang lain. Dengan perencanaan ini semua kegiatan akan mempunyai suatu aliran pelaksanaan kerja.
Perencanaan terdiri dari semua acara manajerial yang berkaitan dengan persiapan menghadapi masa depan. Kegiatan-kegiatannya termasuk meramalkan, memutuskan sasaran, memutuskan strategi, dan berbagi kebijakan. Perencanaan sangat penting untuk keberhasilan pelaksanaan taktik dan penilaian taktik lantaran kegiatan pengorganisasian, pengarahan, penyusunan staf, dan pengawasan bergantung pada perencanaan yang baik.
Perencanaan ini mempunyai bentuk-bentuk antara lain :
• Sasaran
Dalam kurun waktu tertentu perusahaan tentu mempunyai suatu target atau tujuan yang hendak dicapai.
• Kebijakan
Hal ini merupakan petunjuk umum bagi perusahaan. Misalkan kebijakan perusahaan yakni hanya memproduksi produk-produk berkualitas tinggi dengan bahan-bahan pilihan.
• Strategi
Strategi merupakan agenda yang luas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya. Suatu taktik akan memutuskan arah yang terjadi dari banyak sekali tujuan dan membimbing penggunaan sumber daya yang diperlukan. Ketepatan waktu pelaksanaan yakni duduk masalah yang perlu diperhatikan dalam taktik ini.
• Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
• Aturan
Aturan yaitu merupakan pecahan dari mekanisme dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa hukum yang sejenis sanggup dikelompokkan menjadi suatu prosedur.
• Program
Program merupakan kombinasi antara kebijakan, prosedur, hukum dan santunan kiprah yang disertai dengan anggaran atau budget.
b) Staffing (Penyusunan Staf)
Fungsi penyusunan staf dalam administrasi juga disebut administrasi personalia atau manajemen sumber daya manusia. Di dalamnya terdapat semua acara ibarat merekrut, mewawancara, menguji, memilih, mengarahkan, melatih, mengembangkan, memelihara, mengevaluasi, memberi imbalan, mendisiplinkan, mempromosikan, memindahkan, menurunkan pangkat, dan mengeluarkan karyawan, serta menjaga hubungan dengan serikat buruh. Aktivitas penyusunan staf berperan penting dalam perjuangan pelaksanaan strategi. Karena itu, manajer sumber daya insan semakin terlibat lebih aktif dalam proses administrasi strategis. Mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan
dalam bidang penyusunan staf merupakan hal yang penting.
• Recruiting : merekrut/menarik tenaga kerja yang mempunyai kemampuan hard skills dan soft skills.
• Selecting: menentukan karyawan-karyawan yang berkompetensi/profesional.
c) Organizing (Pengorganisasian)
Fungsi pengorganisasian sanggup dikatakan sebagai
proses penciptaan hubungan antara banyak sekali fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik supaya semua pekerjaan yang dilakukan sanggup bermanfaat serta terarah pada satu tujuan. Tujuan dari pengorganisasian dalam administrasi terbagi menjadi tiga acara yang berurutan yaitu: membagi-bagi kiprah menjadi pekerjaan yang lebih sempit (spesialisasi pekerjaan), menggabungkan pekerjaan untuk membentuk departemen (departementalisasi), dan mendelegasikan wewenang.
Beberapa keunggulan adanya pengorganisasian yang baik, yaitu:
1. Dapat terjalin contoh hubungan yang baik antar organisasi, antar anggota organisasinya, serta antar organiasi dengan organisasi, sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
2. Setiap anggota organisasi sanggup mengetahui dengan terperinci kiprah dan kewajiban serta tanggung jawanya, lantaran disini terjadi pendelegasian wewenang secara tegas.
d) Directing (Pengarahan)
Yang dimaksud dengan pengarahan yakni tindakan untuk mengusahakan supaya semua anggota organisasi melaksanakan kegiatan yang sudah ditentukan ke arah tercapainya tujuan. Kegiatan pengarahan ini banyak menyangkut duduk masalah santunan motivasi kepada para anggota organisasi, kepemimpinan serta pengembangan komunikasi.
e) Controlling (Pengendalian)
Merupakan acara untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan planning kerja yang telah ditetapkan.
Fungsi pengawasan termasuk semua acara yang dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan operasi sesuai dengan yang direncanakan.
Semua manajer dalam suatu organisassi mempunyai tanggung jawab pengawasan, ibarat melaksanakan penilaian prestasi dan mengambil tindakan yang perlu untuk meminimalkan inefisiensi. Fungsi administrasi sangat penting supaya penilaian taktik sanggup dilakukan secara efektif.
Terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengendalian di dalam setiap organisasi, yaitu:
1. Adanya perubahan di lingkungan organisasi.
Hal itu menimbulkan fungsi pengendalian harus dilaksanakan supaya dampak dari perusahaan-perusahaan tersebut segera sanggup dideteksi sehingga administrasi akan bisa menghadapi tantangan maupun memanfaatkan adanya peluang yang disebabkan oleh perubahan itu.
2. Organisasi menjadi semakin kompleks.
Oleh lantaran pada umumnya organisasi pada masa kini ini cenderung bercorak desentralisasi, maka kegiatan perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis dan pula menjadi lebih luas dan kompleks. Dengan demikian juga kalau banyak digunakan penyalur dalam penjual produk, maka untuk menjaga kualitas dan profitabilitas, perlu sistem pengendalian yang lebih teliti.
3. Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja.
Untuk mendeteksi kesalahan yang mungkin sanggup diperbuat oleh organisasi maka digunakan fungsi pengendalian. Semakin jarang pekerja melaksanakan kesalahan dalam bekerja maka, semakin sederhana administrasi menjalankan fungsi pengendalian.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.
Mengimplementasikan sistem pengendalian agaknya merupakan cara yang sempurna untuk menilik pelaksanaan tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan dari atasan masing-masing. Namun demikian, manajer harus sanggup menjaga keseimbangan antara pengendalian dengan kebebasan langsung dan pekerja supaya tidak mematikan kreativitas.
Empat jenis kontrol (pengendalian), yaitu:
a. Pengendalian Fisik.
Pengendalian fisik yakni pengendalian yang dilakukan dengan cara melihat barang-barang yang dijual, tiba ke toko pelanggan (untuk memastikan pelanggan benar-benar ada dan salesman benar-benar menjual atau mengatakan produk perusahaan) ada uang ada barang.
b. Pengendalian Administratif.
Pengendalian administratif yakni pengendalian yang dilakukan dengan cara melaksanakan pencatatan terhadap produk yang diproduksi, produk yang ada di gudang, produk yang laris dijual, faktur-faktur penjualan (penjualan tunai dan kredit), setoran salesman, piutang-piutang yang akan/sudah jatuh tempo. Hal ini dilakukan antara pecahan keuangan, salesman, tenaga bongkar muat (orang gudang), dan supervisor.
c. Pengendalian Elektronik Digital.
Pengendalian elektronik digital yakni pengendalian yang dilakukan dengan memakai barang-barang elektronik, seperti: telepon dan kamera digital yang mana untuk memastikan pelanggan itu benar-benar ada (nyata), bukan sekedar karangan salesman sehingga pelanggannya bisa di data (kartu pelanggan).
d. Pengendalian Matriks Fungsional.
Pengendalian matriks fungsional yakni pengendalian yang dilakukan oleh masing-masing pecahan dalam perusahaan terhadap tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan. Misalnya salesman bertanggung jawab pada pecahan keuangan untuk mengatakan faktur tunai, uang tunai, faktur kredit dan uang tunai hasil pembayaran kredit yang lalu. Sedangkan pecahan keuangan bertugas untuk menghitungnya dan memasukkannya pada pembukuan.
a) Planning (Perencanaan)
Fungsi perencanaan merupakan langkah awal daripada fungsi administrasi yang lain. Dengan perencanaan ini semua kegiatan akan mempunyai suatu aliran pelaksanaan kerja.
Perencanaan terdiri dari semua acara manajerial yang berkaitan dengan persiapan menghadapi masa depan. Kegiatan-kegiatannya termasuk meramalkan, memutuskan sasaran, memutuskan strategi, dan berbagi kebijakan. Perencanaan sangat penting untuk keberhasilan pelaksanaan taktik dan penilaian taktik lantaran kegiatan pengorganisasian, pengarahan, penyusunan staf, dan pengawasan bergantung pada perencanaan yang baik.
Perencanaan ini mempunyai bentuk-bentuk antara lain :
• Sasaran
Dalam kurun waktu tertentu perusahaan tentu mempunyai suatu target atau tujuan yang hendak dicapai.
• Kebijakan
Hal ini merupakan petunjuk umum bagi perusahaan. Misalkan kebijakan perusahaan yakni hanya memproduksi produk-produk berkualitas tinggi dengan bahan-bahan pilihan.
• Strategi
Strategi merupakan agenda yang luas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya. Suatu taktik akan memutuskan arah yang terjadi dari banyak sekali tujuan dan membimbing penggunaan sumber daya yang diperlukan. Ketepatan waktu pelaksanaan yakni duduk masalah yang perlu diperhatikan dalam taktik ini.
• Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
• Aturan
Aturan yaitu merupakan pecahan dari mekanisme dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa hukum yang sejenis sanggup dikelompokkan menjadi suatu prosedur.
• Program
Program merupakan kombinasi antara kebijakan, prosedur, hukum dan santunan kiprah yang disertai dengan anggaran atau budget.
b) Staffing (Penyusunan Staf)
Fungsi penyusunan staf dalam administrasi juga disebut administrasi personalia atau manajemen sumber daya manusia. Di dalamnya terdapat semua acara ibarat merekrut, mewawancara, menguji, memilih, mengarahkan, melatih, mengembangkan, memelihara, mengevaluasi, memberi imbalan, mendisiplinkan, mempromosikan, memindahkan, menurunkan pangkat, dan mengeluarkan karyawan, serta menjaga hubungan dengan serikat buruh. Aktivitas penyusunan staf berperan penting dalam perjuangan pelaksanaan strategi. Karena itu, manajer sumber daya insan semakin terlibat lebih aktif dalam proses administrasi strategis. Mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan
dalam bidang penyusunan staf merupakan hal yang penting.
• Recruiting : merekrut/menarik tenaga kerja yang mempunyai kemampuan hard skills dan soft skills.
• Selecting: menentukan karyawan-karyawan yang berkompetensi/profesional.
c) Organizing (Pengorganisasian)
Fungsi pengorganisasian sanggup dikatakan sebagai
proses penciptaan hubungan antara banyak sekali fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik supaya semua pekerjaan yang dilakukan sanggup bermanfaat serta terarah pada satu tujuan. Tujuan dari pengorganisasian dalam administrasi terbagi menjadi tiga acara yang berurutan yaitu: membagi-bagi kiprah menjadi pekerjaan yang lebih sempit (spesialisasi pekerjaan), menggabungkan pekerjaan untuk membentuk departemen (departementalisasi), dan mendelegasikan wewenang.
Beberapa keunggulan adanya pengorganisasian yang baik, yaitu:
1. Dapat terjalin contoh hubungan yang baik antar organisasi, antar anggota organisasinya, serta antar organiasi dengan organisasi, sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
2. Setiap anggota organisasi sanggup mengetahui dengan terperinci kiprah dan kewajiban serta tanggung jawanya, lantaran disini terjadi pendelegasian wewenang secara tegas.
d) Directing (Pengarahan)
Yang dimaksud dengan pengarahan yakni tindakan untuk mengusahakan supaya semua anggota organisasi melaksanakan kegiatan yang sudah ditentukan ke arah tercapainya tujuan. Kegiatan pengarahan ini banyak menyangkut duduk masalah santunan motivasi kepada para anggota organisasi, kepemimpinan serta pengembangan komunikasi.
e) Controlling (Pengendalian)
Merupakan acara untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan planning kerja yang telah ditetapkan.
Fungsi pengawasan termasuk semua acara yang dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan operasi sesuai dengan yang direncanakan.
Semua manajer dalam suatu organisassi mempunyai tanggung jawab pengawasan, ibarat melaksanakan penilaian prestasi dan mengambil tindakan yang perlu untuk meminimalkan inefisiensi. Fungsi administrasi sangat penting supaya penilaian taktik sanggup dilakukan secara efektif.
Terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengendalian di dalam setiap organisasi, yaitu:
1. Adanya perubahan di lingkungan organisasi.
Hal itu menimbulkan fungsi pengendalian harus dilaksanakan supaya dampak dari perusahaan-perusahaan tersebut segera sanggup dideteksi sehingga administrasi akan bisa menghadapi tantangan maupun memanfaatkan adanya peluang yang disebabkan oleh perubahan itu.
2. Organisasi menjadi semakin kompleks.
Oleh lantaran pada umumnya organisasi pada masa kini ini cenderung bercorak desentralisasi, maka kegiatan perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis dan pula menjadi lebih luas dan kompleks. Dengan demikian juga kalau banyak digunakan penyalur dalam penjual produk, maka untuk menjaga kualitas dan profitabilitas, perlu sistem pengendalian yang lebih teliti.
3. Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja.
Untuk mendeteksi kesalahan yang mungkin sanggup diperbuat oleh organisasi maka digunakan fungsi pengendalian. Semakin jarang pekerja melaksanakan kesalahan dalam bekerja maka, semakin sederhana administrasi menjalankan fungsi pengendalian.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.
Mengimplementasikan sistem pengendalian agaknya merupakan cara yang sempurna untuk menilik pelaksanaan tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan dari atasan masing-masing. Namun demikian, manajer harus sanggup menjaga keseimbangan antara pengendalian dengan kebebasan langsung dan pekerja supaya tidak mematikan kreativitas.
Empat jenis kontrol (pengendalian), yaitu:
a. Pengendalian Fisik.
Pengendalian fisik yakni pengendalian yang dilakukan dengan cara melihat barang-barang yang dijual, tiba ke toko pelanggan (untuk memastikan pelanggan benar-benar ada dan salesman benar-benar menjual atau mengatakan produk perusahaan) ada uang ada barang.
b. Pengendalian Administratif.
Pengendalian administratif yakni pengendalian yang dilakukan dengan cara melaksanakan pencatatan terhadap produk yang diproduksi, produk yang ada di gudang, produk yang laris dijual, faktur-faktur penjualan (penjualan tunai dan kredit), setoran salesman, piutang-piutang yang akan/sudah jatuh tempo. Hal ini dilakukan antara pecahan keuangan, salesman, tenaga bongkar muat (orang gudang), dan supervisor.
c. Pengendalian Elektronik Digital.
Pengendalian elektronik digital yakni pengendalian yang dilakukan dengan memakai barang-barang elektronik, seperti: telepon dan kamera digital yang mana untuk memastikan pelanggan itu benar-benar ada (nyata), bukan sekedar karangan salesman sehingga pelanggannya bisa di data (kartu pelanggan).
d. Pengendalian Matriks Fungsional.
Pengendalian matriks fungsional yakni pengendalian yang dilakukan oleh masing-masing pecahan dalam perusahaan terhadap tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan. Misalnya salesman bertanggung jawab pada pecahan keuangan untuk mengatakan faktur tunai, uang tunai, faktur kredit dan uang tunai hasil pembayaran kredit yang lalu. Sedangkan pecahan keuangan bertugas untuk menghitungnya dan memasukkannya pada pembukuan.